Das Arbeitszeugnis selber zu schreiben, bietet Dir häufig einen enormen Vorteil. Du kennst Deinen Tätigkeitsbereich, weißt, welche Leistungen Du erbracht hast und kannst so den Fokus des Zeugnisses bestimmen. Die genauen Vorgaben zu dem Aufbau und der Struktur und die speziellen Formulierungen erschweren den Prozess jedoch. Wir zeigen Dir, worauf Du achten musst, um bei zukünftigen Arbeitgebenden zu überzeugen.
Darf ich mein Arbeitszeugnis selbst schreiben?
Es ist möglich, das Arbeitszeugnis selber zu schreiben. In der Praxis kommt es sogar häufig vor, dass Arbeitnehmende von ihren Vorgesetzten gebeten werden, einen ersten Entwurf zu erstellen oder sogar das vollständige Arbeitszeugnis selbst zu verfassen. Gründe hierfür können neben einem Mangel an Zeit vor allem auch unzureichende Kenntnisse über die genauen Tätigkeiten der Mitarbeitenden sein. Rechtlich ist die Verfassung eines Arbeitszeugnisses durch Arbeitnehmende zulässig. Wichtig ist hierbei jedoch, dass das Arbeitszeugnis von den Arbeitgebenden geprüft und abschließend gestempelt und unterschrieben wird. Für internationale Zwecke empfiehlt sich zudem die Beantragung einer Apostille. So kannst Du sichergehen, dass das Zeugnis auch in anderen Ländern anerkannt wird.
Arbeitszeugnis selber schreiben: Struktur & Aufbau
Möchtest Du Dein Arbeitszeugnis selbst schreiben, solltest Du es immer nach einer klaren und einheitlichen Struktur aufbauen. Nur so kannst Du sicher gehen, dass alle benötigten Informationen effektiv vermittelt werden können.
- Überschrift
Jedes Arbeitszeugnis sollte direkt als solches zu erkennen sein. Hierfür formulierst Du gleich zu Beginn den Titel „Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“. - Daten der Arbeitnehmerin / des Arbeitnehmers
Hier finden sich Deine vollständigen persönlichen Daten wie Name, Vorname, Geburtsdatum und Geburtsort. Außerdem führst Du an dieser Stelle Deine exakte Berufsbezeichnung auf. - Unternehmensbeschreibung
Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über die Tätigkeit des Unternehmens, seine Größe und die Branche. Er ist zwar nicht verpflichtend, kommt jedoch in den meisten Zeugnissen vor. - Tätigkeitsbeschreibung
Hier werden Deine jeweiligen Aufgaben aufsteigend nach ihrer Relevanz aufgeführt. Es ist ratsam, dass Du mit Deiner grundlegenden Tätigkeit beginnst und daraufhin spezifischere Aufgaben darstellt. Sei hier besonders genau, da zukünftige Arbeitgebende anhand dieses Abschnittes viel über Deine Kompetenzen erfahren. - Leistungsbewertung
Die Bewertung Deiner Leistung ist der Hauptbestandteil des Arbeitszeugnisses. Du stellst beispielsweise dar, wie gut Dein Fachwissen ist, wie hoch Deine Arbeitsmoral war und ob Du in bestimmten Bereichen besonders engagiert warst oder spezielle Erfolge im Unternehmen erzielen konntest. Hier ist es entscheidend, dass Du auf die korrekten Formulierungen achtest, da Deine Leistungsbewertung sonst missverstanden werden könnte. - Schluss
Das Arbeitszeugnis wird mit einer klassischen Schlussformel beendet. Diese besteht aus einem Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, einer Danksagung für die Zusammenarbeit, dem Bedauern über das Ausscheiden aus dem Unternehmen und Wünschen für die berufliche Zukunft der oder des Angestellten. - Ort, Datum, Unterschrift
Durch die Unterschrift des Unternehmens wird das Zeugnis rechtsgültig. Möchtest Du es international nutzen, so empfiehlt sich eine Beglaubigung, da das Dokument somit auch außerhalb des ursprünglichen Rechtsraums anerkannt wird.
Besonderheiten beim Schreiben des Arbeitszeugnisses
Ein Arbeitszeugnis bietet eine schriftliche Leistungsbewertung Deiner Fähigkeiten. Um Unternehmen ein bestmögliches Verständnis zu gewährleisten, gibt es einige Besonderheiten, die sich in jedem Zeugnis finden. Wenn Du Dich dafür entscheidest, es selber zu schreiben, solltest Du folgende Punkte beachten:
Leistungsbewertung
Durch gesetzliche Vorgaben muss ein Arbeitszeugnis stets wohlwollend und klar formuliert werden. Diese Forderung führte dazu, dass sich in den vergangenen Jahren spezielle Formulierungen in Arbeitszeugnissen etabliert haben. Hierdurch können auch unzureichende Leistungen aufgeführt werden, ohne dass der Wortlaut dies zunächst vermuten lässt.
Die Leistungsbewertung ist eine Schlüsselkomponente des Arbeitszeugnisses. Um die erbrachte Leistung bestmöglich darstellen zu können, werden spezielle Arbeitszeugnis-Formulierungen verwendet. Hier gelten dreifache Steigerungen wie stets zur vollsten als sehr gute Leistung, wohingegen eine einfache Steigerung wie stets lediglich eine befriedigende Leistung darstellt.
Konkrete Beispiele sind in diesem Abschnitt des Zeugnisses entscheidend, da künftige Arbeitgeber:innen hierdurch ein klares Bild Deiner Fähigkeiten und Kompetenzen erhalten.
Wichtig: Du schreibst das Arbeitszeugnis aus der Sicht der Personalabteilung. Frage Dich immer, ob Arbeitsabläufe oder Aufgaben, die für Dich vielleicht selbstverständlich sind, trotzdem einen Mehrwert im Zeugnis bieten. Was für Dich alltäglich ist, kann für zukünftige Arbeitgeber:innen ein Indikator für besondere Fähigkeiten oder Erfahrungen sein.
Sozialverhalten
Die Bewertung des Sozialverhaltens beinhaltet immer die Darstellung des Verhältnisses zu drei Personengruppen. Hierbei ist die richtige Reihenfolge und Formulierung der Bewertung entscheidend für die Aussagekraft des Arbeitszeugnisses. Positive Bewertung sollten immer folgendermaßen aufgebaut werden:
- Vorgesetze
- Kolleginnen & Kollegen
- Kundinnen & Kunden
Würdest Du die Vorgesetzten erst nach den Kolleginnen und Kollegen erwähnen, so wäre dies ein Hinweis auf ein negatives Verhältnis zu Deinen Führungskräften bzw. einen Mangel an Respekt.
Inhaltlich solltest Du Dich bei der Beziehung zu Vorgesetzten auf Eigenschaften wie Respekt, Unterstützung und konstruktive Zusammenarbeit beziehen. Bei Deinen Teammitgliedern ist Teamfähigkeit, Hilfsbereitschaft und der kollegiale Umgang entscheidend. Hast Du Kundenkontakt, so solltest Du Dich auf Deine Serviceorientierung, die Freundlichkeit gegenüber der Kundschaft und Deine Fachkompetenz konzentrieren. Nennst Du die Aspekte in der angegebenen Reihenfolge, so ist dies ein Zeichen für ein ausgewogenes und positives Sozialverhalten.
Schlussformel
Du beginnst Deine Schlussformel immer mit dem Beendigungsgrund. Hierfür eignen sich je nach Anlass unterschiedliche Formulierungen. Hast Du Dich selbst dazu entschieden, das Unternehmen zu verlassen, so schreibst Du auf eigenen Wunsch. Hast Du beispielsweise Deine Ausbildung absolviert und warst daher nur für eine gewisse Zeit angestellt, so gibst Du an, dass das Arbeitsverhältnis im beidseitigen Einverständnis beendet wird. Bei einer Kündigung seitens des Arbeitgebers ist die korrekte Formulierung betriebsbedingt.
Häufige Fehler beim Arbeitszeugnis schreiben
Es gibt einige Fehler, die die Aussagekraft und Professionalität Deines Arbeitszeugnisses beeinträchtigen können. Du solltest darauf achten, dass Du das Dokument entsprechend der Vorgaben erstellst und folgende Punkte vermeidest:
Falscher Aufbau
Ein korrekter Aufbau, der die wesentlichen Informationen zu Deiner Tätigkeit und Leistung abbildet, sorgt dafür, dass Dein Arbeitszeugnis professionell wirkt. Beachtest Du diese Struktur nicht, so wirkt das Dokument schnell unglaubwürdig.
Übertreibungen
Hast Du nur kurz im Unternehmen gearbeitet, solltest Du auf Übertreibungen oder Steigerungen verzichten. Sie untergraben die Glaubwürdigkeit des Zeugnisses und vermitteln einen unrealistischen Eindruck Deiner Leistungen und Fähigkeiten.
Zu Positiv
Ist das gesamte Zeugnis übermäßig positiv formuliert, erkennen Personaler:innen schnell, dass es selbst verfasst wurde. Es ist wichtig, dass die Leistungsbewertung klar und objektiv formuliert wird.
Formulierungen
Bevor Du entscheidest, Dein Arbeitszeugnis selber zu schreiben, solltest Du Dich mit den Arbeitszeugnis-Formulierungen auseinandersetzen. Erst wenn Du die Geheimcodes verstehst, kannst Du sicher gehen, dass Du Deine Leistung nicht aus Versehen negativ darstellst.
Tipp: Planst Du eine Anstellung im Ausland, solltest Du das Arbeitszeugnis übersetzen lassen. Nur so stellst Du sicher, dass die verwendeten Formulierungen kontextgetreu in die Zielsprache übertragen werden.
Länge
Ein zu ausführliches Zeugnis sorgt dafür, dass wichtige Informationen in der Fülle des Textes untergehen. Ist das Dokument dahingegen zu kurz, bekommen künftige Arbeitgeber:innen den Eindruck, dass es nicht viel über die Bewerberin oder den Bewerber zu berichten gibt. Ein ausgewogenes Arbeitszeugnis ist nicht länger als 2 DIN A4 Seiten, richtet sich nach dem klassischen Aufbau und stellt die wichtigsten Informationen kurz und prägnant dar.
Das Arbeitszeugnis selbst zu schreiben ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die eine intensive Vorbereitung erfordert. Erst wenn Du die formalen Anforderungen genau verstehst und zudem die Fähigkeit besitzt, Deine eigene Leistung objektiv und präzise zu bewerten, empfiehlt sich die selbstständige Anfertigung. Die Übersetzung des Dokuments für eine Anstellung im Ausland solltest Du jedoch professionell und bei kurzfristigem Einsatz per Express anfertigen lassen.
FAQs – Arbeitszeugnis selber schreiben
Jedes Arbeitszeugnis muss die Personalien der Angestellten oder des Angestellten, die genaue Tätigkeit und eine Leistungsbewertung enthalten. Eine passende Überschrift und der Ort, das Datum und eine Unterschrift sind ebenfalls obligatorisch. Eine Unternehmensbeschreibung und der Grund des Ausscheidens sind dagegen optional.
Ja, es ist möglich, das Arbeitszeugnis selber zu schreiben. Seine Rechtsgültigkeit erhält es, wenn die Arbeitgebenden das Dokument überprüft und abschließend unterschrieben haben.
Nein, wenn Du etwa in einem italienischen Unternehmen tätig warst, kannst Du das Zeugnis auch auf Italienisch verfassen. Warst Du in einem Deutschen Unternehmen tätig, ist es sinnvoll, das Zeugnis auf Deutsch zu verfassen und es anschließend in die Zielsprache übersetzen zu lassen. Möchtest Du Dich beispielsweise in Kanada bewerben, so ist eine Übersetzung auf Englisch oder Französisch angebracht.
Neben negativen Formulierungen sind auch mehrdeutige Aussagen und die eigene Meinung unangebracht, wenn Du Dein Arbeitszeugnis selber schreibst. Das Aufgeführte muss zwar der Wahrheit entsprechen, es darf dabei jedoch nicht die berufliche Zukunft der oder des Angestellten gefährden.
Nein, keine Führungskraft kann Dich dazu zwingen, Dein eigenes Zeugnis selbst zu verfassen. Nach Paragraf 109 der Gewerbeordnung haben alle Angestellten Anspruch auf die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Möchtest Du es nicht selbst schreiben, sind Deine Arbeitgebenden dazu verpflichtet.
