Die Apostille sorgt dafür, dass die Echtheit offizieller Nachweise auch im Ausland anerkannt wird und diese verwendet werden können. Darunter zählen etwa Geburtsurkunden, Sterbeurkunden oder Abschlusszeugnisse. Alle wichtigen Informationen rund um diese Form der Überbeglaubigung liefern wir Dir übersichtlich in diesem Artikel.
Allgemeine Informationen zur Apostille
Was ist eine Apostille?
Bei der Apostille handelt es sich um eine Form der Überbeglaubigung, die im Ausland in einigen Fällen für eine offizielle Urkunde nötig ist. Dieses Schriftstück soll den internationalen Urkundenverkehr vereinfachen. Dazu wurde eine Vereinbarung zwischen mehr als 80 Staaten getroffen – das Haager Apostille-Übereinkommen. Dabei handelt es sich um ein Übereinkommen zur Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation.
Was ist der Unterschied zur Legalisation?
Die Apostille und die Legalisation stellen beide eine Überbeglaubigung dar, unterscheiden sich aber in der Beantragung und der Gültigkeit. Die Legalisation beantragst Du in dem Konsulat des Landes, in welchem Du den jeweiligen Nachweis verwenden möchtest. Haben beide Länder hingegen das Haager-Abkommen unterzeichnet, ist der Beantragungsprozess einfacher. Dann sind die verantwortlichen Behörden des Landes zuständig, in dem die zu beglaubigenden Dokumente ausgestellt wurden.
Wo kann man eine Apostille beantragen?
Für die Beantragung einer Apostille sind das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten, Verwaltungsbehörden oder Justizverwaltungsbehörden zuständig. An wen genau Du Dich wenden musst, erfährst Du am einfachsten bei der Behörde, die das Original-Schriftstück ausgestellt hat. Damit Du eine Überbeglaubigung erhältst, musst Du zunächst ein Antragsformular ausfüllen und dieses mit dem Originalschreiben an das zuständige Amt schicken. Nach der Bearbeitungszeit wird Dir Dein Dokument mit angefügtem Nachweis über die Echtheit Deines Schriftstücks zugeschickt. Die Kosten pro Ausfertigung liegen hierbei bei 25 € und sind bei der Zustellung zu zahlen.
Apostille – Nutzen & Aufbau
Warum benötige ich eine Überbeglaubigung?
Wenn Du einen öffentlichen Nachweis wie eine Heiratsurkunde in einem Land verwenden möchtest, in dem sie nicht ausgestellt wurde, kann eine Überbeglaubigung nötig sein. Durch einen solchen Vermerk lässt sich offiziell bestätigen, dass die Unterschrift auf dem Nachweis echt ist und die ausstellende Person die nötigen Befugnisse besitzt. Erst auf diese Weise kannst Du öffentliche Unterlagen international verwenden. Das kann etwa bei einem Auslandsstudium, im internationalen Handel oder der Beantragung einer Aufenthaltsgenehmigung nötig sein.
Für welche offiziellen Schreiben ist sie nötig?
Eine Überbeglaubigung kann nur für öffentliche Urkunden beantragt werden. Dazu zählen zum Beispiel die folgenden Unterlagen:
- Geburtsurkunde
- Meldebescheinigung
- Heiratsurkunde
- Sterbeurkunde
- Einbürgerungsurkunde
- Führungszeugnis
Wie sieht eine deutsche Apostille aus?
Dieser Echtheitsnachweis hat die Form eines Quadrates, welches die Maße 9 × 9 cm haben muss. Man bringt ihn entweder direkt auf dem entsprechenden Schriftstück an oder auf einem separaten Blatt Papier. Im zweiten Fall müssen der Echtheitsnachweis und das Schriftstück untrennbar miteinander verbunden sein. Auf der Haager-Apostille wird vermerkt, in welchem Land das öffentliche Schreiben ausgestellt wurde, von wem und welche Position diese Person zur Ausstellung berechtigt. Außerdem findet sich hier der Name und die Unterschrift der Person, die die Apostille ausgestellt hat inklusive Stempel.
Die Überbeglaubigung im internationalen Urkundenverkehr
Welche Vorteile bietet sie?
Der internationale Urkundenverkehr ist dank des Haager-Abkommens zur Befreiung von der Legalisation wesentlich unkomplizierter und einheitlicher geworden. Zudem erspart diese Echtheitsbescheinigung Dir sowohl Kosten als auch Zeit, da der Kontakt mit ausländischen Konsulaten wegfällt. Darüber hinaus ist somit die Anerkennung von Studiennachweisen oder beruflichen Qualifikationen im Ausland wesentlich leichter.
Welche Länder haben dem Haager Übereinkommen zugestimmt?
Insgesamt haben mehr als 80 Länder der vereinfachten Beglaubigung von internationalen Schriftstücken zugestimmt. Eine Top Ten einiger der für Deutschland relevantesten Länder ist im Folgenden aufgelistet. Die vollständige Liste aller Mitgliedsstaaten kannst Du beim Auswärtigen Amt einsehen.
- Vereinigte Staaten
- Vereinigtes Königreich
- Spanien
- Frankreich
- Italien
- Österreich
- Schweiz
- China
- Russland
- Niederlande
Wie kann ich sie übersetzen lassen?
Es kann passieren, dass Du Deine Apostille übersetzen lassen musst. In solchen Fällen ist ein professionelles Übersetzungsbüro nötig, welches mit vereidigten Übersetzerinnen und Übersetzern zusammenarbeitet. Solche Übersetzungsprofis findest Du bei uns! Ob auf Englisch oder einer anderen Sprache – auf Dich wartet stets ein ausgezeichnetes Ergebnis.
Bei der Apostille handelt es sich also um eine vereinfachte Echtheitsbescheinigung, welche Du Dir für öffentliche Schriftstücke ausstellen lassen kannst. Somit sind sie auch im Ausland ohne große Schwierigkeiten gültig.
FAQs zur Apostille
Hierbei handelt es sich um einen erleichterten Echtheitsnachweis für Schriftstücke wie Heirats-, Geburts- oder Sterbeurkunden. Damit wird sowohl die Echtheit der Unterschrift auf dem Dokument als auch die Befugnis der ausstellenden Person garantiert. Dieses Verfahren ist zwischen allen Staaten möglich, die das sogenannte Haager Apostille-Abkommen unterzeichnet haben.
Für solche Anfragen sind offizielle Stellen wie das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) oder Verwaltungsbehörden zuständig. Die genaue Verantwortlichkeit ist abhängig davon, durch welche Behörde oder Amt das Originaldokument ausgestellt wurde.
Pro ausgestellten Nachweis fallen für die Apostillierung Kosten in Höhe von 25 € an. Diese bezahlst Du direkt bei der Zustellung des Briefes.
Die Legalisation muss im Konsulat des Ziellandes ausgestellt werden, in dem die betreffenden Unterlagen verwendet werden sollen. Im Gegensatz dazu beantragt man die Apostille direkt in dem Land, in welchem sie ausgestellt wurde. Beide Echtheitsnachweise erfüllen jedoch denselben Zweck.
Nein, die Gültigkeit des Echtheitsnachweises hat kein Ablaufdatum. Allerdings kann die Urkunde, auf die sich der Nachweis bezieht, ablaufen.
