Urkunden begegnen einem im Laufe des Lebens immer wieder – sei es in Form der Geburtsurkunde oder bei der Eheschließung. Solche Unterlagen dienen dazu, bestimmte Fakten festzuhalten und später belegen zu können. Was genau es zu diesem Thema zu wissen gibt, findest Du in diesem Artikel zusammengefasst.
Urkunde – eine kurze Definition
Bei einer Urkunde handelt es sich um einen Nachweis, durch welchen bestimmte Tatsachen schriftlich festgehalten werden. Sie kommen sowohl in rechtlichen und privaten als auch geschäftlichen Angelegenheiten vor. Dabei können sie unter anderem zur Identifikation von Personen oder der Klärung von Erbansprüchen dienen.
Öffentlich vs. privat
Man unterscheidet zwischen den privaten und den öffentlichen Urkunden. Als öffentlich werden sie dann bezeichnet, wenn sie durch eine Behörde oder eine Person mit öffentlichem Glauben (Notar:in etc.) ausgestellt werden. Wie der Name schon sagt, werden Privaturkunden hingegen von Privatpersonen erstellt. Es kann sich hierbei zum Beispiel um einen Kaufvertrag oder ein eigenhändig geschriebenes Testament handeln. Solche Nachweise haben jedoch eine geringere Beweiskraft. Lässt Du sie aber zusätzlich notariell beurkunden, erhältst Du eine öffentliche Urkunde. Alle weiteren Unterscheidungsmerkmale kannst Du dieser Tabelle entnehmen:
Tab. 1: Unterscheidung zwischen der privaten und der öffentlichen Urkunde
| Unterscheidungsmerkmal | Privat Urkunde | Öffentliche Urkunde |
| Aussteller:in | Private Einzelperson / Unternehmen | Ämter, Behörden oder andere öffentliche Stellen |
| Rechtliche Bindung | Nicht immer | Ist bindend |
| Verwendung | Festhalten von Vereinbarungen, persönliche Kommunikation | Identifikation von Personen, Verwaltung, Beweismittel |
| Regelungen für die Änderung | Änderungen können einfacher durchgeführt werden. | Eine Anpassung ist schwieriger und Rechtsvorschriften müssen eingehalten werden. |
Welche Dokumente sind Urkunden?
Alle Urkunden sind offizielle Dokumente, welche etwa von Institutionen oder Behörden ausgestellt werden. Einige Beispiele für die gängigsten Formen siehst Du im Folgenden:
- Geburtsurkunde
- Heiratsurkunde
- Ausweisdokumente
- Scheidungsurteil
- Schulzeugnisse
- Bachelorurkunde/Masterurkunde
- Meldebescheinigung
- Sterbeurkunde
Wo werden offizielle Unterlagen ausgestellt?
Das kommt ganz darauf an, um welche Art von öffentlichen Unterlagen es sich handelt. In der Regel wendest Du Dich jedoch an das jeweils zuständige Amt oder Gericht. Im Falle der Geburtsurkunde ist beispielsweise das Standesamt des Bezirkes zuständig, in welchem man geboren wurde. Genauso sieht die Regelung bei einem Todesfall aus. Denn den entsprechenden Nachweis erstellt das Standesamt des Stadtteils, in dem die Person verstorben ist.
Wie erkennt man eine Urkunde?
Das genaue Aussehen ist abhängig von der Art des Schriftstückes. Denn alle öffentlichen Urkunden haben in Deutschland ein standardisiertes Format und einen charakteristischen Aufbau. Einige Gemeinsamkeiten gibt es aber dennoch. Denn alle öffentlichen Nachweise müssen die vollständigen Informationen zu den Personen enthalten, um die es geht. Außerdem muss der oder die Aussteller:in deutlich zu erkennen sein und das Schreiben mit Ort, Datum, einer Unterschrift sowie einem offiziellen Stempel versehen sein. Überdies wird dickeres Papier verwendet und es können Wasserzeichen o. Ä. als Schutz vor einer Fälschung vorkommen.
Wann benötigt man sie?
Du benötigst sie immer dann, wenn Du einen Umstand oder eine Vereinbarung offiziell nachweisen musst. Das kann bei der Fahrzeugzulassung, beim Verkauf einer Immobilie, bei einer Erbschaft oder etwa der Bewerbung der Fall sein. Möchtest Du eine Urkunde erstellen lassen, kann es sogar sein, dass Du zunächst andere öffentliche Nachweise vorlegen musst. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Ehe. Um diese schließen zu können, benötigt das jeweilige Standesamt den Personalausweis, eine beglaubigte Abschrift aus dem Geburtenregister und eine Aufenthaltsbescheinigung.
Offizielle Nachweise im internationalen Raum
Hast Du geschäftlich im Ausland zu tun, wanderst bald aus oder hast nicht im Heimatland geheiratet, gibt es einiges mehr zu beachten. Denn Deine Nachweise werden international meist nicht ohne Weiteres akzeptiert. Dieses Problem lässt sich jedoch durch eine Urkundenübersetzung lösen. Professionelle Übersetzer:innen übertragen dann die Inhalte vollständig in die jeweilige Landessprache (z. B. Englisch). Um im Zielland gültig zu sein, muss es sich dabei außerdem um eine Übersetzung mit Beglaubigung handeln.
Was ist eine internationale Urkunde?
Als international wird eine Urkunde dann bezeichnet, wenn sie den Regelungen des Wiener CIEC-Übereinkommens entspricht. Dieses Übereinkommen bezieht sich laut dem Auswärtigen Amt auf Personenstandsurkunden (Heirat, Geburt & Sterbefall) sowie Ehefähigkeitszeugnisse. Dank des Übereinkommens kannst Du beispielsweise Heiratsurkunden in internationaler Form beantragen. Damit bekommst Du ein mehrsprachiges, standardisiertes Dokument, welches problemlos von sämtlichen Vertragsstaaten akzeptiert wird. Einige beliebte Reiseländer wie die USA, Großbritannien, Norwegen oder Schweden haben dieses Übereinkommen jedoch nicht geschlossen. Geht es um diese Länder, benötigst Du also die Unterstützung eines professionellen Übersetzungsbüros.
Welche Länder stellen sie aus?
Das Wiener Übereinkommen haben insgesamt 25 Länder unterzeichnet. Einige für Deutschland besonders wichtige Partner haben wir Dir hier aufgeführt:
- Belgien
- Bulgarien
- Frankreich
- Italien
- Kroatien
- Niederlande
- Österreich
- Polen
- Spanien
- Türkei
Überbeglaubigung durch Legalisation & Apostille
Die Legalisierung und die Apostille sind Verfahren, die der Überbeglaubigung von offiziellen Unterlagen dienen und die Echtheit des Originals nachweisen. Sie begegnen Dir im internationalen Urkundenverkehr und sorgen dafür, dass Du deutsche Unterlagen im Ausland und ausländische Unterlagen in Deutschland verwenden kannst. Wann zusätzlich eine Übertragung in eine andere Sprache nötig ist, solltest Du im Einzelverfall erfragen. Der Prozess der Legalisation ist dabei zeitaufwendiger, weshalb einige Staaten ein Apostille-Übereinkommen geschlossen haben. Dieses vereinfacht die Anerkennung.
Urkunden begleiten uns bereits bei der Geburt und spielen im Laufe des Lebens zu den verschiedensten Anlässen eine Rolle. Sie dokumentieren dabei bestimmte Tatsachen, Übereinkommen oder Ansprüche und machen sie rechtlich bindend. Hierbei unterscheidet man zwischen privat und öffentlich.
FAQs zur Urkunde
Sie ist eine schriftliche Dokumentation bestimmter Fakten wie der Geburt, einer Ehe oder dem Ableben von Personen. Sie treten jedoch in vielen weiteren rechtlichen, behördlichen, geschäftlichen oder privaten Kontexten auf.
Ja, ist es. Das gilt für Schulzeugnisse genauso wie für Hochschulzeugnisse. Sie geben Auskunft über Deine Qualifikationen und werden von Institutionen als offizielles Schreiben ausgestellt.
Eines der bekanntesten Beispiele ist die Geburtsurkunde. Doch auch Schriftstücke wie Ausweisdokumente oder die Scheidungsurkunde gehören dazu.
Man unterscheidet zwischen den privaten und den öffentlichen Urkunden. Erstere werden von Privatpersonen ausgestellt, darunter fallen handgeschriebene Testamente oder Kaufverträge. Als öffentlich bezeichnet man hingegen etwa die Eheurkunde. Sie müssen von einem Amt oder einer Person mit öffentlichem Glauben erstellt werden.
Das ist in den verschiedensten Kontexten der Fall. Sie wird Dir teilweise automatisch ausgestellt, wie es bei einem erfolgreichen Universitätsabschluss der Fall ist. Alternativ müssen solche Schreiben, wie nach der Geburt eines Kindes, zunächst beantragt werden.
