Bei einer technischen Dokumentation geht es darum, alle Informationen zu einem bestimmten Produkt zu sammeln und zur Verfügung zu stellen. Um welche Informationen es sich dabei handelt und wie die Dokumentation aufgebaut ist, zeigen wir Dir in diesem Artikel. Soll ein Produkt in einem anderen Land in Umlauf gebracht werden, müssen diese Inhalte überdies in die jeweilige Landessprache übertragen werden. Das bezeichnet man als technische Übersetzungen – wir helfen Dir hierbei!
Technische Dokumentation: Definition
Unter einer technischen Dokumentation oder auch Produktdokumentation versteht man sämtliche Texte oder Videomaterialien, die technische Informationen über ein Produkt festhalten. Zu den Produkten können etwa Maschinen oder Softwares gehören. Es handelt sich hierbei also, anders als bei Produktbeschreibungen für Onlineshops, nicht um Werbetexte. In diesen Dokumentationen ist stattdessen genau festgehalten, wie man ein Produkt korrekt verwendet. Doch auch Hinweise zur Inbetriebnahme, Wartung oder Reparatur müssen enthalten sein. Allerdings sind nicht alle Informationen für die Öffentlichkeit bestimmt. Man unterteilt sie daher in die externe und die interne Dokumentation. Letztere enthält zusätzlich Dokumente wie technische Zeichnungen oder eine Risikobeurteilung. All diese Hinweise können entweder digital oder in ausgedruckter Form vorliegen.
Der Aufbau einer technischen Dokumentation
Bei einer technischen Dokumentation ist der exakte Aufbau abhängig von Faktoren wie dem jeweiligen Fachbereich und der Art des Produktes. Dennoch gibt es einige Elemente, die bei keiner Produktdokumentation fehlen dürfen. So muss sie etwa Hinweise zur korrekten Handhabung – von der Inbetriebnahme bis zur Entsorgung – enthalten. Ferner muss Folgendes berücksichtigt werden:
- Eine technische Beschreibung des Produktes
- Darstellung der einzelnen Bestandteile
- Informationen, die eine gefahrlose Verwendung ermöglichen.
- Eine Bedienungsanleitung
Was ist ihre Aufgabe?
Die wichtigste Aufgabe technischer Dokumentationen ist die Gewährleistung einer sicheren Nutzung von Maschinen oder anderen Produkten. Dazu müssen sie jedoch für verschiedene Zielgruppen leicht zu erfassen sein. Zu den Aufgaben gehört außerdem die Weitergabe von Informationen über das jeweilige Produkt. Durch exakte Erklärungen ermöglichen sie die Nutzung eines Gerätes. Doch Produktdokumentationen sind nicht nur für die Verbraucher:innen von Bedeutung. Sie haben gleichzeitig eine rechtliche Bedeutung für Hersteller:innen. Denn diese sind aufgrund des Produktsicherheitsgesetzes (ProdSG) dazu verpflichtet, vollständige Dokumentationen zur Verfügung zu stellen. Zudem sind eine Vielzahl von Normen zu beachten. Das ProdSG gilt dabei für beinahe alle Branchen (z. B. Maschinenbau oder Labortechnik). Ausgenommen davon sind lediglich Bereiche wie Lebensmittel oder Medizinprodukte, da es hier andere spezifische Vorschriften gibt.
Schwierigkeiten beim Erstellen von technischen Dokumentationen
Um eine Produktdokumentation verfassen zu können, benötigt man zunächst ein exaktes Wissen über das jeweilige Produkt. Daher sind eine detaillierte Recherche und mehrere Schritte zur Qualitätssicherung des Textes nötig. Eine Schwierigkeit dabei kann die Anpassung an unterschiedliche Zielgruppen sein. Sie müssen in der Lage sein, die Inhalte später problemlos nachvollziehen zu können. Daher müssen komplexe technische Sachverhalte etwa aus der Informationstechnologie leicht verständlich gemacht werden. Auch auf Einheitlichkeit bei den verwendeten Begriffen und die Einhaltung der verschiedenen geltenden Normen für technische Dokumentationen muss geachtet werden. Eine weitere Herausforderung ergibt sich, sobald ein Produkt nicht nur in einem Land auf den Markt kommen soll. Denn in der EU sind Dokumentationen in den jeweiligen Landessprachen vorgeschrieben. Daher müssen Hersteller:innen regelmäßig professionelle Übersetzungsservices in Anspruch nehmen, um qualitativ hochwertige Texte zu erhalten.
Eine technische Dokumentation enthält demnach alle Informationen über ein Produkt oder ein Gerät. Hierbei unterscheidet man zwischen der internen und der externen Dokumentation. Bei der Erstellung ist es besonders wichtig, auf eine eindeutige und verständliche Sprache zu achten. Daher lohnt sich die Zusammenarbeit mit Expertinnen und Experten. Dasselbe gilt, sobald Inhalte zusätzlich übersetzt werden müssen.
FAQs – technische Dokumentation
Wie auch bei der Universität Bremen beschrieben, enthält sie Informationen über den vollständigen Lebenszyklus eines Produktes. Hierbei unterscheidet man die externe und die interne Dokumentation. Erstere bezieht sich beispielsweise auf die Installationsanweisungen, während in den internen Dokumenten auch technische Zeichnungen integriert sind.
Man erstellt sie, um Verbraucherinnen und Verbrauchern exakte Informationen über Produkte zu liefern. Diese gewährleisten eine sichere Installation, Nutzung und Entsorgung. Für Hersteller:innen ist sie hingegen von Bedeutung, um gesetzliche Vorschriften wie das Produktsicherheitsgesetz einzuhalten. Solche Vorschriften gibt es jedoch nicht nur für technische Geräte, sondern auch für chemische Stoffe. Informationen über mögliche Gefahren hält man hierbei in einem Sicherheitsdatenblatt fest.
Es gibt Dokumente, die nur für den eigenen Betrieb bestimmt sind (intern) und solche, die Verbraucherinnen und Verbrauchern bereitgestellt werden (extern). Zu den internen Dokumenten zählt man dabei etwa Strompläne oder Prüfberichte. Externe Dokumente sind hingegen Bedienungsanleitungen oder Wartungshinweise.
Sie zeichnet sich dadurch aus, dass bei der Erstellung die jeweilige Zielgruppe berücksichtigt wird. Denn je nach Zielgruppe muss die Sprache entsprechend angepasst werden. Alle Anweisungen müssen überdies präzise und die Inhalte übersichtlich gestaltet sein. Außerdem sollte man einheitliche Begriffe verwenden und es dürfen natürlich keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler auftreten.
Es gibt spezielle Softwares für diesen Zweck, zu denen zum Beispiel MadCap Flare, Help+Manual oder Confluence gehören.
