Durch das Erstellen von Schulungsunterlagen können Unternehmen ihren Angestellten neues Wissen vermitteln. Dabei kann es sich etwa um Möglichkeiten zur Prozessoptimierung oder den korrekten Einsatz moderner Maschinen handeln. Ist ein Unternehmen international tätig oder arbeiten in einem Team Personen mit verschiedenen Muttersprachen zusammen, sollte zudem eine technische Übersetzung für die angefertigten Materialien erfolgen. Bei diesem Schritt unterstützen wir Dich gerne!
Inhaltsverzeichnis
Was sind Schulungsunterlagen?
Schulungsunterlagen dienen in Unternehmen der Weiterbildung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Man erstellt sie für die unterschiedlichsten Fachbereiche, um die gewünschten Lerninhalte strukturiert und leicht verständlich zu vermitteln. Dabei können sie etwa bei der Einführung neuer technischer Geräte die korrekte und effektive Handhabung dieser gewährleisten. Schulungen können jedoch auch genutzt werden, um neue Prozessabläufe einzuführen.
Warum ist es wichtig, Schulungsunterlagen zu erstellen?
Gute Schulungsunterlagen zu erstellen, ist für Unternehmen aus vielen Gründen von Bedeutung. Durch sie kann man schließlich sogar komplexe Inhalte leicht vermitteln. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass das zu vermittelnde Wissen zuvor sinnvoll strukturiert wurde. Außerdem kann man auf diese Weise alle Mitglieder eines Teams auf denselben Wissensstand bringen, was beispielsweise bei der gleichzeitigen Einarbeitung mehrerer Personen sehr nützlich ist. Zu welchen Zwecken Schulungsmaterialien ebenfalls Anwendung finden, ist hier aufgeführt:
- Einhaltung von branchenspezifischen Richtlinien und Sicherheitsvorschriften
- Ermöglichung eines korrekten und sicheren Umgangs mit neuen Softwares aus der IT, Werkzeugen oder Maschinen
- Steigerung der Effizienz durch eine effektivere Vermittlung von Wissen
- Einheitlichere Umsetzung klar definierter Ziele
- Einholung von Feedback, um Trainingsunterlagen weiter zu optimieren
5 Tipps zum professionellen Erstellen von Schulungsunterlagen
Doch wie kann man Schulungsunterlagen am besten erstellen? Dazu ist es zunächst wichtig, vorab ein Konzept zu entwickeln. Denn es muss exakt definiert sein, was man mit der Schulung erreichen möchte. Möchte man in der Automobilbranche die Montage eines Fahrzeuges erläutern? Soll eine Sicherheitsschulung im Bereich Maschinenbau durchgeführt werden? Sind die Ziele festgelegt, kann es mit dem Zusammentragen von Informationen und der Erstellung der einzelnen Materialien weitergehen. Wir haben einige Tipps, die Dir diese Prozesse vereinfachen sollen:
- Übersichtliche Struktur:
Um sich einfach erfassen zu lassen, sollten die Inhalte logisch aufeinander aufbauen. Ferner ist es sinnvoll, die Texte in kleinere Abschnitte mit passenden Überschriften einzuteilen. - Wahl der Medien:
Je nach Schulungsgrund und Thema können sich verschiedene Medien und Materialien eignen. Zudem lassen sich auch mehrere Formate miteinander kombinieren. - Zielgruppenspezifisch:
Alle Lerninhalte sollten auf die jeweilige Zielgruppe und ihren aktuellen Wissensstand zugeschnitten sein. Denn für eine effektive Schulung müssen die Inhalte für die Teilnehmer:innen leicht verständlich sein. - Mehrere Sinne ansprechen:
Wie es auch bei der Universität Stuttgart heißt, hilft die Kombination aus mehreren Sinneseindrücken dabei, die Informationen besser zu verinnerlichen. Man sollte daher Texte mit Videos, Fallbeispielen oder interaktiven Elementen verknüpfen. - Stetige Verbesserungen:
Damit das erstellte Schulungsmaterial weiter optimiert werden kann, holt man sich am Ende der Schulung am besten das Feedback der Teilnehmenden ein. Dies kann mündlich oder in Form von Evaluationsbögen erfolgen.
Welche Arten von Schulungsunterlagen kann man erstellen?
Zu den klassischen Schulungsunterlagen, die man erstellen kann, gehören PowerPoint-Präsentationen oder das Arbeiten mit Whiteboards. Doch es kommen noch viele weitere Materialien infrage. Dazu zählen etwa Infografiken, mit denen man Prozesse oder Zusammenhänge visuell darstellen kann. Für ausführliche Hintergrundinformationen kann man hingegen Lehrbücher nutzen. Durch Arbeitsblätter können die Teilnehmer:innen zudem selbst aktiv werden. Auch das Analysieren von Fallbeispielen kann die Schulung auflockern und zum Mitdenken anregen. Für den Bereich Industrie sind ebenfalls Checklisten geeignet. Sie vermitteln nicht nur die Reihenfolge von standardisierten Prozessen, sondern sorgen später für ein sicheres und qualitativ gleichbleibendes Arbeiten. Für ein effektives Training oder Seminar lohnt es sich, mehrere dieser Formate zu verwenden.
Wie erreicht man internationale Teilnehmer:innen?
Unternehmen mit international aufgestellten Teams müssen dafür sorgen, dass Neuerungen allen Mitarbeitenden kommuniziert werden. Hierzu benötigen die Angestellten jedoch einen unkomplizierten Zugang zu den Schulungsmaterialien. Damit ist sowohl die technische Verfügbarkeit als auch die Übertragung in andere Sprachen gemeint. Je nach Unternehmensstandort können neben Englisch noch Informationen in einigen weiteren Sprachen nötig sein.
Diese Übertragungen müssen ebenfalls die jeweiligen Normen des Ziellandes berücksichtigen. Passt man die Beispiele beim Erstellen der Schulungsunterlagen zudem regional an, sind diese für die jeweilige Zielgruppe wesentlich relevanter. Bei diesen Schritten hilft eine Lokalisierung der Materialien. Man sollte bei den Terminen für Seminare überdies auf die Zeitverschiebung achten. Im Kontext des Onboardings internationaler Mitarbeiter:innen muss man zuvor jedoch die Verträge aufsetzen. Damit diese von allen Beteiligten lückenlos verstanden werden, ist häufig eine beglaubigte Übersetzung nötig.
Indem man gute Schulungsunterlagen erstellt, kann man gewährleisten, dass die Informationen von den Teilnehmenden langfristig aufgenommen werden. Dazu sollten sie logisch strukturiert und die Lerninhalte in mehrere Abschnitte unterteilt sein. Soll das Training an weiteren Unternehmensstandorten erfolgen, ist es möglicherweise nötig, die Materialien zu übersetzen. Darum kümmern wir uns – ob auf Englisch oder Italienisch. Auf Wunsch ist dies sogar in Express-Zeit möglich.
FAQs – Schulungsunterlagen erstellen
Sie sollten zunächst die theoretischen Grundlagen der jeweiligen Thematik vermitteln. Um die Erkenntnisse aus diesem Theorieteil anzuwenden, können anschließend relevante Fallbeispiele besprochen werden. Auch Gruppenarbeiten oder andere interaktive Elemente können dazu beitragen, einen praktischeren Zugang zu den Informationen zu bekommen. Geht es beispielsweise um die Verwendung eines neuen Produktes, kann es zudem sinnvoll sein, eine Produktbeschreibung zu integrieren. Videoinhalte oder Fragen zur Selbsteinschätzung sowie eine Feedbackrunde sind ebenso nützlich.
Das ist abhängig davon, welche Art von Unterlagen man anfertigen möchte. Sollen bestimmte Inhalte präsentiert werden, kann man auf Präsentationssoftwares wie PowerPoint oder Google Präsentationen zurückgreifen. Im Bereich E-Learning kann hingegen eine Software wie die iSpring Suite genutzt werden. Oder man gestaltet Schulungshandbücher mit Softwares wie Tovuti LMS.
Sie sorgen dafür, dass man sogar komplexe Inhalte in einem Unternehmen problemlos vermitteln kann. Sie erleichtern somit das Onboarding, gewährleisten den korrekten Umgang mit neuen Maschinen und ermöglichen eine einheitliche Optimierung von Prozessen. Bei einer gelungenen Umsetzung haben die Teilnehmenden dank der Unterlagen selbst nach dem Seminar eine Wissensgrundlage, auf die sie zugreifen können.
Das ist etwa bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen der Fall. Dasselbe gilt, wenn man neue Geräte oder Prozessabläufe einführen möchte. Weiterbildungen oder Qualitätsoptimierungen können weitere Gründe sein.
Bevor man sie zusammenstellt, benötigt man zunächst ein klares Ziel, das durch die Schulung erreicht werden soll. Die Inhalte muss man außerdem auf die jeweilige Zielsprache anpassen. Das gilt ebenfalls für die Sprache. Denn die Texte müssen wie auch bei Bedienungsanleitungen leicht zu verstehen sein.
