Wenn Du einen Projektbericht schreiben sollst, dient dieser als Übersicht über den Status quo eines Projektes. Hier sind dann ebenfalls Informationen über die erreichten Ziele und das weitere Vorgehen für die nächste Phase des Vorhabens integriert. Ist der Report auch für internationale Auftraggebende von Bedeutung? In diesem Fall stehen wir Dir mit einer Übersetzung für Unternehmen zur Seite!
Warum ist es wichtig, einen Projektbericht zu schreiben?
Einen Projektbericht zu schreiben, ermöglicht ein effektives Projektmanagement. Denn er dient als Statusbericht und gibt somit Auskunft darüber, in welcher Phase eines Unterfangens man sich befindet. Überdies zeigt er an, ob die zuvor definierten Zeitpläne eingehalten werden können. Zudem dient er als Dokumentation über alle unvorhergesehenen Verzögerungen oder Schwierigkeiten, sodass darauf frühzeitig reagiert werden kann. Dabei kann ein Report entweder als regelmäßiges Update fungieren oder ein Projektabschlussbericht sein. Übrigens findet man solche Berichte in beinahe jeder Branche, in der zeitaufwendige oder komplexe Vorhaben umgesetzt werden. Dazu zählen zum Beispiel die Bereiche IT, Wissenschaft oder das Baugewerbe. Welchen weiteren Zwecken solche Berichte dienen, siehst Du hier aufgelistet:
- Zusammenfassung von Meilensteinen & Status quo
- Genaue Zuordnung von Aufgaben
- Instrument zum Risikomanagement
- Herstellung von Transparenz
- Entscheidungsgrundlage für die Zukunft
Projektbericht schreiben – der Aufbau
Bevor Du Deinen Projektbericht schreiben kannst, schauen wir uns noch an, wie dieser überhaupt aussehen sollte. Je nach Art und Komplexität des Vorhabens kann es natürlich Unterschiede in den Einzelheiten des Aufbaus geben. Die grundlegenden Elemente für Projektberichte sind jedoch identisch – egal, ob es sich um einen Auftrag im Bereich Marketing handelt oder ein Vorhaben aus einer anderen Branche. Was Du auf jeden Fall integrieren solltest, siehst Du hier:
- Titelseite: Auf das Deckblatt des Berichtes gehören Informationen wie der Projektname, das Datum, der oder die verantwortliche Projektmanager:in sowie die Mitglieder des Teams und die Auftraggeber:innen.
- Einleitung: Du beschreibst kurz das Vorhaben bzw. den Auftrag und gibst den vorgesehenen Zeitraum bis zur Fertigstellung sowie den aktuellen Projektstatus an.
- Projektfortschritt: An dieser Stelle des Reports gehst Du auf den bisherigen Verlauf ein, ziehst einen Soll-Ist-Vergleich und beschreibst noch zu erreichende Ziele. Außerdem ist hier Platz für bereits erzielte Ergebnisse.
- Ressourcen: Dazu gehören das eingespannte Personal, das Budget und alle benötigten Materialien. Dabei stellst Du die geplanten Ressourcen den zum Zeitpunkt des Statusberichtes verbrauchten Mitteln gegenüber. Gibt es signifikante Abweichungen?
- Probleme & Risiken: Welche Schwierigkeiten oder Risiken sind bisher aufgetreten? Konnten bereits Lösungen gefunden werden? Gibt es künftig weitere mögliche Probleme?
- Abweichungen: Sind ungeplante Änderungen aufgetreten? Welche Effekte hat das auf den restlichen Verlauf bis zum erfolgreichen Abschluss?
- Ausblick: Wie geht es nach dem Bericht weiter? Welche Schritte stehen noch an oder welche weiteren Vorhaben gibt es?
10 Tipps zum Verfassen Deines Berichtes
Bevor bei Deinem Projekt der nächste Statusbericht fällig ist, haben wir noch einige Tipps für Dich. Hast Du diese im Blick, sollte Dir das Schreiben viel leichter von der Hand gehen. Worauf es für Dich auf jeden Fall zu achten gilt, ist die Formatierung. Denn sie sorgt für eine bessere Lesbarkeit und vermittelt zudem Professionalität. Weitere Hinweise liefert Dir unsere Tabelle:
Tabelle 1: Projektbericht schreiben – Dos and Don’ts
| Dos | Don’ts |
| Einheitliche Begriffe verwenden | Lange und ausschweifende Erklärungen integrieren |
| Text an die Leser:innen anpassen | Zu viele Fachbegriffe verwenden |
| Feedback einholen und ans Korrekturlesen denken | Passiven Schreibstil wählen |
| Gewonnene Erkenntnisse für das nächste Projekt festhalten | Eine unklare Struktur beim Verfassen benutzen |
| Aussagen durch Fakten und Zahlen stützen | Die persönliche Meinung einfließen lassen, statt objektiv zu bleiben |
Projektbericht – Beispiel & Vorlagen
Doch wie genau sieht ein Projektbericht denn aus? Dazu haben wir Dir einige Beispiele herausgesucht, die Du als Vorlagen für Deinen eigenen Bericht verwenden kannst. Da wäre etwa der Projektabschlussbericht des Fraunhofer-Instituts für Grenzflächen- und Bioverfahrenstechnik IGB. Wenn Du stattdessen aus der Baubranche kommst, hilft Dir vielleicht das Dokument des Fraunhofer-Informationszentrums Raum und Bau IRB zum Thema nachhaltiges Bauen weiter. Ein weiteres Beispiel, dieses Mal aus dem Gesundheitswesen, bietet Dir das Bundesgesundheitsministerium.
Einen Projektbericht zu schreiben, ist im Projektmanagement sowohl als regelmäßige Zwischenbilanz als auch für einen erfolgreichen Abschluss essenziell. Welche Bestandteile in solchen Dokumenten nicht fehlen dürfen, weißt Du nun. Überdies haben wir Dir ein paar Muster zur Orientierung gezeigt. Jetzt musst Du nur noch alle Informationen zusammensuchen und dann kann es mit dem Schreiben losgehen!
FAQs – Projektbericht schreiben
Dazu solltest Du zuerst festlegen, an wen sich Dein Text richtet und welches Ziel er hat. Dasselbe gilt übrigens, wenn Du einen Businessplan erstellen möchtest. Inhaltlich sind die folgenden Gliederungspunkte wichtig: Eine Zusammenfassung, die Einleitung mit einer Beschreibung des Vorhabens und der Projektfortschritt. Danach gehst Du auf die bisher benötigten Ressourcen und aufgetretenen Schwierigkeiten ein. Am Schluss fehlen dann nur noch ungeplante Änderungen in der Planung sowie ein Ausblick.
Er gibt den Lesenden einen genauen Überblick über den aktuellen Fortschritt eines Vorhabens. Außerdem zeigt er, welche weiteren Schritte bis zur Fertigstellung noch umgesetzt werden müssen. Durch ihn können beispielsweise Auftraggeber:innen auf dem Laufenden gehalten werden, was ihn zu einem wichtigen Teil der Unternehmenskommunikation macht.
Das kann zum Beispiel am Ende jeder abgeschlossenen Projektetappe auf Dich zukommen. Dann handelt es sich um ein Statusupdate des bisherigen Fortschritts. Doch spätestens, wenn ein Vorhaben abgeschlossen wurde, ist ein Projektreporting Pflicht. In diesem Fall werden alle Informationen und gewonnenen Erkenntnisse zusammengetragen.
Noch vor dem Schreiben solltest Du genau festlegen, wer die Zielgruppe für Deinen Bericht ist. Denn der Text sollte immer so geschrieben sein, dass er für die Lesenden klar verständlich ist. Dazu trägt auch eine gute Struktur der Gliederung und des Inhalts selbst bei. Zudem solltest Du einen genauen Überblick über den Projektstatus liefern, ohne jedoch unnötig auszuschweifen. Ein weiteres entscheidendes Stichwort ist Objektivität. Für Deine Aussagen beziehst Du daher am besten immer konkrete Daten mit ein.
Er liefert Dir eine Gesamtübersicht mit allen erreichten Zielen und gewonnenen Ergebnissen. Durch ihn kannst Du ebenfalls Vorschläge für die Umsetzung kommender Projekte festhalten.
